Výber oprávnenej osoby nie je len „papier“ k zápisu do Registra partnerov verejného sektora (RPVS). Zákon o RPVS určuje, kto môže byť oprávnenou osobou (advokát, notár, audítor alebo daňový poradca) a súčasne jej ukladá prísne povinnosti – od identifikácie/overovania konečných užívateľov výhod (KÚV) až po povinnú nestrannosť a odbornú starostlivosť. Nesprávny výber sa vie rýchlo premeniť na riziko pokút, pozastavených plnení z uzavretých zmlúv či dokonca sporov. Preto sa oplatí vyberať systematicky: podľa zákonných rámcov, referencií, skúseností a kvality procesov zápisu.
Úlohy oprávnenej osoby
Oprávnená osoba podáva všetky návrhy v RPVS za partnera (prvý zápis, zmeny, výmaz), zodpovedá spolu s partnerom za správnosť údajov a preukazuje svoju prácu verifikačným dokumentom. Zákon zároveň presne vymedzuje, kedy musí oprávnená osoba identifikovať/overiť KÚV: pri prvom zápise, pri zmene KÚV (do 60 dní), ku dňu 31. 12. (ročné overenie) a pri významných zmluvných momentoch (nová zmluva alebo jej zmena nad prahmi; vysoké plnenia). oprávnená osoba musí konať nestranne, s odbornou starostlivosťou a nie je viazaná pokynmi partnera.
Ak zvažujete zmenu oprávnenej osoby, zákon prikazuje jasný postup: výmaz starej oprávnenej na vykoná súd len vtedy, ak nová oprávnená osoba zároveň podala návrh na zápis zmeny spolu s overením KÚV. Inými slovami – novú oprávnená osoba si najprv dohodnete, tá pripraví verifikáciu a až následne sa stará oprávnená osoba vymaže.
Päť kritérií, podľa ktorých vyberať oprávnenú osobu:
Zákonné oprávnenie a nezávislosť
Overte, či uchádzač reálne spĺňa zákonnú definíciu oprávnenej osoby a či tu nie je konflikt záujmov. Oprávnená osoba musí konať nestranne; nie je viazaná pokynmi partnera. Vylúčenia platia najmä tam, kde by oprávnená osoba „robila sama sebe“ (napr. ak je zároveň PVS alebo KÚV, nesmie pre seba vykonávať úkony oprávnenej osoby).
Transparentné ceny a fakturácia
Pýtajte sa na ceny: exituje paušál za ročné overenie + hodinová sadzba pri zmenách, je spoplatnený výmaz z RPVS, čo je v cene verifikačného dokumentu a čo už nie (napr. získanie zahraničných výpisov).
Zmluvné nastavenie a „exit“ mechanizmy
V zmluve s oprávnenou osobou si dajte pozor na ustanovenia o náhradu škody, zmluvné pokuty, ručenie aj proces zmeny oprávnenej osoby.
Preukázateľná prax s vaším typom štruktúry
Skúsenosť s holdingmi, zahraničnými reťazcami vlastníctva, fondovými štruktúrami či trustami zásadne skracuje čas verifikácie a znižuje riziko chýb. Vyžiadajte si referencie a ukážky anonymizovaných verifikačných dokumentov, ktoré oprávnená osoba používa.
Digitálna pripravenosť a práca s registrom
Oprávnená osoba musí zvládnuť elektronické podania a autorizácie príloh; inak „návrh sa neberie do úvahy“. Pýtajte sa na interné nástroje (šifrované úložiská, kontrolné zoznamy) a na to, ako oprávnená osoba pracuje priamo s RPVS.
Otázky, ktoré sa oplatí položiť potencionálnej oprávnenej osobe:
Aká je cena za prvozápis, cena za každoročné „zimné“ alebo „letné“ obnovenie zápisu. Účtujete si cenu za výmaz alebo zmeny v RPVS? Čo všetko je zahrnuté v paušálnej cene?
Máte v dohode o plnení povinností oprávnenej osoby zahrnuté ručenie spoločníkov za udelené pokuty?
Koľko RPVS prípadov ste riešili za posledných 12 mesiacov a koľko z nich bolo s cezhraničnou vlastníckou štruktúrou?
Ako zabezpečíte, že stihneme 60-dňové lehoty pri zmenách a 10-dňové okná pri zmluvách?
Časté chyby pri výbere oprávnenej osoby:
Výber „len podľa ceny“ bez preverenia metodiky: lacný zápis vie neskôr zdražieť na každoročných obnoveniach, zmenách, výmazoch a korekciách.
Nejasné zmluvné ustanovenia a ručenie: pozor si dajte pri ustanoveniach v dohode o plnení povinností oprávnenej osoby, ktoré môžu odkazov na rôzne prílohy alebo iné podmienky alebo vyžadovať ručenie za pokuty, čo nepredstavuje trhový štandard.
Nedoriešený výmaz z RPVS: zmena oprávnenej osoby má formalizovaný postup – nová oprávnená osoba musí prísť „pripravená“ s verifikáciou KÚV. Stará oprávnená osoba nemá dôvod účtovať si poplatok za výmaz z RPVS vzhľadom na to, že zmenu zabezpečuje nová oprávnená osoba.
Ako vám s tým pomôže SLUPOD?
Naši advokáti (ako oprávnené osoby) preberú kompletný RPVS cyklus: prvý zápis, ročné overenie k 31. 12., zmeny KÚV do 60 dní, aj verifikácie k zmluvám či vysokým plneniam.
Máme transparentné ceny, bez skrytých poplatkov. V prípade prechodu od inej oprávnenej osoby nastavíme hladkú zmenu podľa zákonného postupu a dohliadneme aby vám nevznikali zbytočné náklady navyše.