Register partnerov verejného sektora (RPVS) je tzv. „protischránkový“ register, do ktorého sa musia zapisovať firmy a organizácie, ktoré prijímajú od štátu, samosprávy alebo iných subjektov verejného sektora peňažné plnenia či majetok nad zákonom určené limity, alebo s nimi uzatvárajú zmluvy podľa predpisov o verejnom obstarávaní.
Register spravuje Ministerstvo spravodlivosti SR, registrujúcim orgánom je Okresný súd Žilina a podania sa vykonávajú výlučne prostredníctvom oprávnenej osoby (advokát, notár alebo audítor, resp. daňový poradca so sídlom alebo miestom podnikania na území SR).
Povinnosť zápisu spravidla vzniká pri jednorazovom plnení nad 100.000 EUR alebo pri opakovaných/čiastkových plneniach, ktoré v úhrne v kalendárnom roku presiahnu 250.000 EUR. Táto hranica sa uplatňuje naprieč zmluvami, dotáciami či prevodmi alebo prenájmami majetku od štátu a obcí.
Krok 1 – Overte si, či sa vás RPVS týka
Najprv si ujasnite, či budete uzatvárať zmluvu so štátom alebo samosprávou, či plánujete čerpať dotáciu alebo iné verejné zdroje, prípadne nadobúdať majetok od štátu/obce, a či tým prekročíte uvedené limity.
Ak áno, zápis potrebujete ešte pred tým, ako dôjde k uzavretiu zmluvy, vydaniu rozhodnutia o poskytnutí prostriedkov alebo vydaniu licencie; verejný subjekt má povinnosť zápis preveriť a bez neho s vami zmluvu neuzavrie.
Krok 2 – Vyberte si oprávnenú osobu
Zápis do RPVS nemôžete podať sami; musíte uzavrieť písomnú dohodu s oprávnenou osobou, ktorá za vás vykoná všetky úkony v registri – od identifikácie a overovania konečného užívateľa výhod (KÚV), cez vypracovanie verifikačného dokumentu, až po elektronické podanie návrhu na zápis a neskoršie zmeny či výmaz. Oprávnená osoba koná nestranne, s odbornou starostlivosťou a nie je viazaná pokynmi partnera.
Tip z praxe: ak máte zložitejšiu vlastnícku štruktúru (holdingy, zahraničné vrstvy, trusty), vyberte si oprávnenú osobu so skúsenosťou s cezhraničným preverovaním a s jasnou metodikou tvorby verifikačných dokumentov.
Krok 3 – Pripravte podklady pre oprávnenú osobu
Podklady sa líšia podľa typu subjektu a štruktúry, ale v zásade budete dodávať reťazec vlastníckych a riadiacich vzťahov, zakladateľské listiny, spoločenské zmluvy, stanovy a výpisy z registrov (domáce aj zahraničné).
Tieto informácie tvoria základ verifikačného dokumentu, ktorého jadrom je odôvodnenie, prečo konkrétne fyzické osoby spĺňajú definíciu KÚV podľa AML predpisov, a preukázanie zdrojov použitých pri zisťovaní.
Krok 4 – Identifikácia KÚV a verifikačný dokument
Oprávnená osoba posúdi vašu štruktúru, zistí (alebo overí) KÚV a vyhotoví verifikačný dokument, v ktorom opíše vlastnícke a riadiace väzby, zoznam použitých zdrojov, odôvodní záver o KÚV a vyhlási, že konala s odbornou starostlivosťou. Tento dokument sa spolu s návrhom na zápis predkladá do RPVS a po zápise je v registri verejne dostupný.
Krok 5 – Elektronické podanie a zápis v RPVS
Návrh na zápis podáva oprávnená osoba elektronicky prostredníctvom e-služieb RPVS; registrujúcim orgánom je Okresný súd Žilina. Po schválení je zápis viditeľný na portáli rpvs.gov.sk, kde sú zverejnené aj uložené verifikačné dokumenty. Samotné konanie v registri je zo strany štátu bez poplatku; náklady predstavuje odmena oprávnenej osoby a prípadné preklady, apostily alebo priebežný monitoring.
Krok 6 – Povinnosti po zápise: aktualizácie a pravidelné overenia
Po zápise sledujte dve vetvy povinností: jednak priebežné „verifikačné udalosti“, a jednak každoročné overenie k 31. 12.
Medzi verifikačné udalosti patrí najmä uzavretie alebo zmena zmluvy s verejným sektorom (overenie sa robí nie skôr ako päť dní pred uzavretím zmluvy alebo jej zmenou), a tiež plnenie zo zmluvy, ktorého hodnota presahuje v úhrne 1.000.000 EUR za 30 dní (overenie sa robí nie skôr ako päť dní pred plnením).
Okrem toho je potrebné overiť KÚV pri zmene údajov o KÚV a pri zápise novej oprávnenej osoby. Zákon zároveň stanovuje praktickú výnimku: ak bola identifikácia/overenie KÚV vykonaná v predchádzajúcich šiestich mesiacoch, pri zmluvných verifikačných udalostiach sa nové overenie nevyžaduje.
Samostatnou, každoročnou povinnosťou je overiť identifikáciu KÚV ku dňu 31. 12. daného roka. Overenie sa do registra podáva najskôr v deň 31. 12., keďže jeho účelom je deklarovať stav práve k tomuto dátumu. Ministerstvo spravodlivosti zároveň vysvetľuje, že oznámenie možno po 31. 12. zaslať „bezodkladne“, pričom osobitné FAQ určitejšie uvádza, že ak sa pri ročnom overení nezistí zmena KÚV, je potrebné oznámenie doručiť najneskôr do 28. 2. nasledujúceho roku. Ak sa medzi 1. 1. a 28. 2. aj tak podáva zmena KÚV, samostatné oznámenie k 31. 12. sa už neposiela.
Načasovanie: kedy presne riešiť RPVS
Pri zmluvách so štátom a samosprávou musíte mať zápis a príslušné overenie pripravené ešte pred podpisom; pri rozhodnutiach o dotáciách či NFP je zápis podmienkou vydania rozhodnutia; pri verejných licenciách (napr. v špecifických regulovaných odvetviach) je zápis nutnou podmienkou pre udelenie. Pri transakciách a zmenách štruktúry si nechajte časovú rezervu – zahraničné výpisy a apostily vedia proces predĺžiť.
Sankcie: čo hrozí pri nesplnení
Ak partner neohlási zmenu KÚV do zákonnej lehoty, uvedie nepravdivé alebo neúplné údaje, prípadne zanedbá povinné overenia, hrozia mu vysoké pokuty; súčasne môže byť pokuta uložená aj členom štatutárneho orgánu. Nedodržanie ročného overenia vedie v praxi k pozastaveniu plnení zo strany verejného sektora až do nápravy, teda do momentu, keď sa v RPVS objaví dátum oznámenia o overení. Konkrétne limity pokút a zodpovednostné pravidlá vyplývajú priamo zo zákona o RPVS a nadväzujúcich ustanovení; pri závažných porušeniach môže dôjsť k výmazu z registra a k následnej nemožnosti čerpať verejné plnenia.
Rýchly checklist pre zápis do RPVS:
Vyhodnotenie povinnosti: posúďte limity 100.000 EUR/250.000 EUR a typ plnenia.
Výber oprávnenej osoby: uzavrite dohodu s oprávnenou osobou.
Podklady: pripravte si listiny, registre, identifikáciu osôb, relevantné zmluvné dokumenty.
Verifikačný dokument + návrh: oprávnená osoba vyhotoví verifikačný dokument a elektronicky podá návrh.
Po zápise: sledujte verifikačné udalosti (5-dňové okná) a každoročne overte KÚV k 31. 12.
Koľko to stojí?
Štát RPVS konanie nespoplatňuje; platíte iba odmenu oprávnenej osobe za zápis, ročné overenie a prípadné zmeny. Cenu zákon nereguluje, preto je vždy vecou zmluvnej dohody a rozsahu práce.
Kde si zápis overíte?
Verejný portál rpvs.gov.sk umožňuje rýchle vyhľadanie partnera podľa názvu alebo IČO a zobrazenie priradených dokumentov a zapísanej oprávnenej osoby.
Ako vám s tým pomôže SLUPOD?
Posúdime, či RPVS potrebujete a kedy presne; zabezpečíme zápis ako oprávnená osoba vrátane verifikačného dokumentu a všetkých príloh; nastavíme monitoring verifikačných udalostí a zabezpečíme každoročné overenie k 31. 12. s podaním oznámenia v termíne. Ak už máte rozbehnuté rokovania alebo podpisujete dodatok, pripravíme overenie tak, aby nebola ohrozená fakturácia ani plynulosť plnení.