Zmena oprávnenej osoby v Registri partnerov verejného sektora (RPVS) je bežná situácia: mení sa váš právny zástupca, končí spolupráca, prechádzate z individuálnej oprávnenej osoby na advokátsku kanceláriu alebo naopak, prípadne potrebujete lepšie metodiku verifikácií.
Zákon vám výslovne umožňuje „vymeniť“ zapísanú oprávnenú osobu, no súčasne určuje, kto môže zmenu podať, aké prílohy sú nutné a do kedy musí byť všetko hotové, aby sa neohrozili čerpania a fakturácia zo zmlúv s verejným sektorom.
V skratke: zmenu podáva vždy nová oprávnená osoba, ktorá zároveň vykoná overenie identifikácie konečného užívateľa výhod (KÚV) ako verifikačnú udalosť, a súd zmenu zapíše elektronicky v rámci e-služieb RPVS.
Prečo sa oplatí zmeniť oprávnenú osobu v RPVS skôr, než príde problém?
Kvalitná oprávnená osoba skracuje čas, znižuje riziko chýb a chráni vaše plnenia z verejných zdrojov. Naopak, slabé procesy vedú k zbytočným prestojom: pri zmluvách treba mať „čerstvé“ overenie nie skôr ako päť dní pred podpisom; pri vysokých plneniach nad 1.000.000 EUR v priebehu 30 dní rovnako platí päťdňové okno (resp. podľa znenia zákona desať dní; neskoršie metodické výklady pracujú s päťdňovou praxou). Ak tieto okná niekto nezvláda, rizikom nie je len stres — verejný subjekt môže plnenie pozastaviť, kým v RPVS nebude overenie v poriadku.
Regulácia je pritom prísna: zákon vyžaduje ročné overenie k 31. 12. s oznámením do 28. februára, ak sa nezistila zmena; nedodržanie týchto povinností je dôvodom na zásah registrujúceho orgánu. V prípade nepravdivých alebo neúplných údajov, či zmeškaných povinností, hrozia pokuty pre partnera až do 1.000.000 EUR, a osobitne aj pokuty 10.000 – 100.000 EUR pre štatutárov a oprávnenú osobu.
Kedy je výmena na mieste (signály z praxe):
Navyšovanie ceny. Cena za prvozápis do RPVS je až neporovnateľne nízka oproti konkurencii. Môže to znamenať, že cena sa bude následne navyšovať za každý jednotlivý úkon alebo pri ročnom overení.
Meškajúce verifikácie a „zaseknuté“ zmluvy. Ak opakovane nestíhate zákonné okná pred podpisom či plnením, zmeňte dodávateľa skôr, než sa oneskorí fakturácia.
Slabý verifikačný dokument. Ak vaše vlastnícke štruktúry nie sú preukázateľné alebo chýbajú zdroje k vlastníckemu reťazcu, zvyšujete si riziko sankcií.
Oprávnená osoba sa nechala vymazať. Ak vás doterajší zástupca jednostranne ukončil, plynie 30 dní na zápis novej oprávnenej osoby a nové overenie KÚV. Nezvládnutie tejto lehoty môže ohroziť vaše plnenia.
Postup zmeny: bezpečne, rýchlo, bez výpadku
Najprv si vyberte novú oprávnenú osobu. Následne nová oprávnená osoba elektronicky podá návrh „Zmena existujúceho partnera“ a priloží potrebné prílohy.
Zlaďte načasovanie s vašimi míľnikmi. Pri zmluvách a vysokých plneniach musíte stihnúť zákonné okná; pri ročnom overení sa overuje stav k 31. 12. a ak sa nezistila zmena, oznámenie musí odísť do 28. 2.
Dajte si pozor na 30-dňovú lehotu, ak pôvodná oprávnená osoba požiadala o svoj výmaz. Zmena musí byť zapísaná a overenie vykonané do 30 dní od výmazu, inak riskujete zásah a pozastavenie plnení.
Často kladené otázky (FAQ)
Kto podáva zmenu v RPVS?
Vždy to podáva nová oprávnená osoba, zároveň vykoná overenie KÚV a všetko pošle elektronicky cez e-služby.
Je nutné pri zmene robiť nové overenie KÚV?
Áno, zmena oprávnenej osoby je verifikačná udalosť, preto sa robí nové overenie.
Čo ak pôvodná oprávnená osoba skončila a nechala sa vymazať?
Registrujúci orgán o tom informuje partnera a začína plynúť 30-dňová lehota na zápis novej oprávnenej osoby a nové overenie.
Ako vám s tým pomôže SLUPOD?
Zabezpečíme plynulý prechod na novú oprávnenú osobu bez výpadku v RPVS. Pripravíme overenie KÚV, zladíme načasovanie so zmluvami a vysokými plneniami, podáme zmenu elektronicky cez oficiálne e-služby a nastavíme monitoring tak, aby ročné overenie k 31. 12. a oznámenie do 28. 2. prebiehalo automaticky. V prípade, že pôvodná oprávnená osoba už skončila, postrážime 30 dní a doručíme kompletnú zmenu „na kľúč“.