Ak sa občianske združenie, nezisková organizácia alebo nadácia chystá uzatvoriť zmluvu so štátom, samosprávou či iným subjektom verejného sektora, vzniká otázka, či sa musí zapísať do Registra partnerov verejného sektora (RPVS). Základné pravidlo je jednoduché: povinnosť zápisu vzniká pred podpisom zmluvy, ak hodnota plnení z verejných zdrojov presiahne zákonné finančné limity. Bez zápisu nemožno zmluvu platne uzavrieť, ak povinnosť existuje.
Finančné limity sú dva. Ak ide o jednorazové plnenie (napríklad dotácia alebo jednorazová kúpna cena), sleduje sa hranica 100.000 EUR. Pri opakovaných alebo čiastkových plneniach (napríklad nájomné či paušál) sa sčítava hodnota za celé dohodnuté obdobie; ak suma v kalendárnom roku presiahne 250.000 EUR, zápis je povinný. Pri určovaní hodnoty sa zmluvné sankcie nezarátavajú. Okrem „peňazí“ zákon sleduje aj nadobúdanie majetku alebo práv k majetku; tu je smerná hranica 100.000 EUR všeobecnej hodnoty.
Neziskové subjekty majú v zákone špeciálnu výnimku. Ak organizácia prevažne pôsobí v neziskovom sektore (typicky občianske združenie, nezisková organizácia, nadácia, neinvestičný fond, cirkevná organizácia či škola), nie je partnerom verejného sektora, a teda sa do RPVS zapisovať nemusí – bez ohľadu na výšku plnení. Táto výnimka však nie je absolútna. Zápis bude povinný, ak neziskový subjekt dodáva tovary alebo služby podľa zákona o verejnom obstarávaní so zámerom dosahovať zisk, alebo ak nadobúda majetok, práva k majetku či iné majetkové práva; v týchto prípadoch opäť rozhodujú uvedené limity.
V praxi to znamená, že granty a dotácie na verejnoprospešné aktivity často nespadajú do RPVS, no obchodná dodávka (napr. prevádzka služieb pre mesto na základe VO) už áno, ak sú limity splnené. Pri opakovaných plneniach sa hodnota sčítava za celé trvanie zmluvy (napríklad pri nájme), takže aj zdanlivo „malé“ mesačné plnenie môže limit prekročiť. Preto si pred podpisom vždy prepočítajte celkovú hodnotu zmluvy a skontrolujte, či nejde o zákazku podľa VO s podnikateľským cieľom.
Ak zápis potrebujete, je dobré vedieť, že ho nemôže urobiť samotná organizácia. Podanie do RPVS smie vykonať iba tzv. oprávnená osoba – advokát, notár, banka (vrátane pobočky zahraničnej banky), audítor alebo daňový poradca so sídlom alebo miestom podnikania v SR, a to na základe písomnej dohody s vašou organizáciou. Oprávnená osoba komunikuje s registrom, vypracuje verifikačný dokument o konečnom užívateľovi výhod (KÚV) a následne aj priebežne overuje zmeny, napríklad pri uzatváraní novej zmluvy alebo raz ročne po skončení kalendárneho roka. Podania, ktoré neurobí oprávnená osoba, register odmietne.
K načasovaniu si zapamätajte dve pravidlá. Po prvé, zápis musí byť hotový pred podpisom zmluvy, inak subjekt verejného sektora zmluvu uzavrieť nesmie. Po druhé, ak sa počas trvania zmluvy zmenia údaje o KÚV alebo iné podstatné skutočnosti, oprávnená osoba ich musí v registri bezodkladne aktualizovať; detailné režimy „verifikačných udalostí“ (pri uzatvorení zmluvy, po skončení roka, pri zmene údajov) vyplývajú priamo zo zákona.
Stojí tiež za zmienku, že do RPVS sa možno zapísať dobrovoľne – niektoré organizácie to využívajú na preukázanie transparentnosti voči darcom či partnerom. Ak však pre vás platí nezisková výnimka a nevykonávate činnosti smerujúce k zisku podľa pravidiel verejného obstarávania, zákonnú povinnosť týmto spôsobom nahrádzať netreba.
Ako postupovať, ak zápis predsa len potrebujete? Najprv si interným checklistom potvrďte, že spĺňate limity a nejde o výnimku. Následne si vyberte oprávnenú osobu (najčastejšie advokáta), uzavrite s ňou písomnú dohodu a pripravte identifikačné údaje o KÚV. Oprávnená osoba potom vypracuje verifikačný dokument, podá návrh na zápis a zabezpečí komunikáciu s registrom; pri opakovaných plneniach si s ňou dohodnite aj priebežné overenia, aby ste nemeškali a vyhli sa sankciám.
Ak si nie ste istí, či sa vás RPVS týka, napíšte nám. V SLUPOD vieme vyhodnotiť, či spĺňate limity a či sa na vás vzťahuje nezisková výnimka, pripravíme podklady pre oprávnenú osobu a zariadime zápis aj následné overenia tak, aby ste mali zmluvu s verejným sektorom v súlade so zákonom a bez zbytočných zdržaní.